Inserindo atividades hammock no MS Project

Uma das dúvidas que surgem quando desenvolvendo um cronograma de projeto, é como incluir o gerenciamento de projeto. Normalmente a duração da atividade de gerenciamento do projeto será dependente das datas de início e término do projeto, ou seja, quanto mais tempo o projeto durar, maior a duração do trabalho de gerente do projeto e da sua equipe e, portanto, maior o custo.

O gerenciamento de projeto, quando tem um uso de recursos linear ao longo do tempo, é um exemplo típico de atividade hammock. Atividades do tipo hammock em um cronograma são atividades que possuem o início e a duração variável, ou seja, dependem das datas de outras atividades para seu início e término, necessitando uma quantidade variável de recursos para o seu desenvolvimento.  A tradução literal de “hammock” seria rede (de dormir).

Se desejarmos incluir  uma atividade hammock para o gerenciamento do projeto, que atravesse todo a duração de uma fase ou do projeto, um dos maiores problemas é que não há no MS Project um modo “fácil” e “limpo” de fazer a duração da atividade se ajustar automaticamente conforme a duração da fase ou do projeto se altera.

A seguir estarei propondo três maneiras que podem ajudar a resolver o problema:  tratando a hammock como uma tarefa sumário, com vínculos dinâmicos e utilizando um “add-on” ao MS Project.

1º modo

A primeira solução é transformar a atividade hammock em uma tarefa sumário ou resumo (como definido no Guia PMI® Practice Standard of Scheduling), que reúne informações sobre a duração das atividades a ela vinculadas. Para tanto criamos de dois marcos (atividades com duração zero) como subtarefas que definam o início e o término da atividade hammock (agora uma tarefa sumário).

 

Esses marcos podem ser ligados a outras tarefas ou entre si, podendo conter inclusive latência (espera). O problema de transformar a atividade hammock em uma tarefa resumo não é somente sua apresentação distinta das outras tarefas no gráfico de Gantt. O maior problema é que uma tarefa resumo normalmente representa um grupo de atividades (ou pacotes de trabalho), que estará pronta quando as atividades dentro dela estiverem prontas, ou seja, seu custo e duração equivalem ao das subtarefas que a compõem. Porém nesse caso não temos subtarefas ou atividades internas, somente marcos. Assim vamos ter de atribuir recursos (e custo) diretamente à tarefa sumário (grupo).

2º modo

É possível ligar dinamicamente o início e o término da atividade hammock ao início ou ao término de outra atividade. Para tanto, é preciso fazer o seguinte:

• Garanta que a atividade hammock utilize o tipo de tarefa “unidades fixas” (guia “avançado”);
• No gráfico de Gantt,  “copiar” a data de início da atividade (ou marco) à qual desejamos que  a atividade hammock esteja vinculada e utilizar a função “copiar especial / colar vínculo” do MS Project para colar na data de início  da atividade hammock  onde queremos que seja gerado o vínculo;
• O mesmo procedimento pode ser repetido para as datas de término;
• O MS Project 2007 vai inserir um pequeno sinal gráfico na data, indicando que existe um vínculo. Assim, sempre que a data da atividade “origem” for atualizada, a data equivalente na atividade “destino” também será atualizada. A duração  da atividade hammock vai ficar com uma interrogação (?), informando que a duração é estimada;
• Sempre que você abrir o arquivo deste projeto o MS Project vai informar que existem atividades vinculadas e lhe perguntar se você deseja reestabelecer os vínculos. Você deve informar que “Sim” para atualizar as informações. Do mesmo modo, ao excluir uma atividade que contém vínculos, o sistema vai lhe informar e pedir confirmação.

 

A grande vantagem desse modo é que a atividade hammock não vira um grupo, ou seja, é uma atividade comum, com seus próprios recursos, duração e custo. A desvantagem é que o sistema informa que há um vínculo, porém não à qual atividade “origem”  a atividade “destino” está vinculada (!). Isso torna muito difícil fazer alterações e manutenções no cronograma, além de não garantir um tamanho mínimo para a atividade.

3º modo

Existem alguns “add-ons” para o MS Project, os quais podem auxiliar, como o Hammock Task Widget da Project Widgets (em Inglês) .

Este “widget” calcula automaticamente a data de início da tarefa, a data final e a duração, simplesmente com um botão “Calculate Hammock Tasks”, o qual recalcula essas tarefas e as mostra em verde no Gráfico de  Gantt

 

Quem se interessar, pode fazer o download gratuitamente em http://www.projectwidgets.com.

É isso. Quem tiver outras sugestões, favor incluir nos comentários.