As reuniões mais produtivas resultam em decisões e ações. Registrar as decisões e ações nas atas das reuniões é importante para deixar claras as responsabilidades. As atas também podem manter aqueles que não puderam comparecer às reuniões informados dos resultados. Boas atas são fáceis de desenvolver e garantem um registro preciso das decisões e ações.

Aqui estão sete dicas para criar boas atas de reunião:

  1. Use um modelo padrão. O uso de um modelo padrão tornará a produção da ata mais fácil e ajuda quem a receber a reconhecer o documento rapidamente. Uma ideia é usar um modelo de agenda que também tenha espaço para registrar as informações da ata. O uso da agenda ajuda a garantir que todas as notas estejam na ordem correta. Além disso, permite que horário e os tópicos da reunião já estejam definidos.
  2. Escreva as atas da reunião enquanto ainda se lembra. Mesmo que você tenha feito anotações enquanto a reunião estava em andamento, ainda há coisas que podem não ter sido registradas. Volte logo sua atenção para a ata, pois a espera apenas reduzirá o que você lembra sobre a reunião. A pontualidade melhora a precisão da ata.
  3. Registre quem estava lá. O primeiro registro na ata é a lista de participantes, presenciais e remotos. O uso de uma agenda permite marcar os nomes.
  4. Inclua imagens. Em reuniões, geralmente há um flip-chart, quadro branco ou post-its. Certifique-se de fotografar, incluir uma referência na ata e anexar as fotos das colaborações no final da ata.
  5. Documente as decisões, ações e responsáveis. Quaisquer decisões significativas tomadas devem ser registradas, além da discussão que conduziu a elas. Se houver ações atribuídas, registre as atividades e os responsáveis ​​por concluí-las. Um registro ajudará a manter os participantes responsáveis ​​por concluir suas tarefas antes da próxima reunião.
  6. Não inclua sua opinião Todos têm uma opinião, mas as suas opiniões não têm lugar na ata da reunião. Registre todas as anotações com precisão e ética, observando os fatos.
  7. Envie a ata rapidamente. Liberar a ata rapidamente significa que todos ainda terão a reunião na memória e também tempo para revisar as decisões tomadas e as ações atribuídas.